Responsabilité et assurance

POINT RELATIF AUX OBLIGATIONS CONTRACTUELLES DU TIERS-ARCHIVEUR EN MATIERE DE RESPONSABILITE ET D’ASSURANCES

La publication en 2009 de la Norme NF Z40-350, dont la nouvelle version doit être officialisée au deuxième trimestre 2021, définit les exigences et les recommandations fonctionnelles et organisationnelles requises de la part des tiers archiveurs pour la mise en place et l’exécution des prestations destinées à assurer la bonne gestion des documents et archives qui leur sont confiés.

A ce titre, la Norme précise l’ensemble de ces prestations ainsi que le niveau de service, de sécurité et de sûreté exigé pour être conforme à ces bonnes règles de gestion et il est du devoir des tiers archiveurs de s’y conformer en tous points et de prendre toutes les dispositions nécessaires pour maintenir ce niveau de conformité dans l‘exercice de leurs activités.

Rappelons toutefois que la mise en œuvre des prestations définies par la Norme NF Z40-350 découle au préalable de la signature en bonne et due forme d’un contrat de dépôt entre les donneurs d’ordre et les tiers-archiveurs concernés, et qu’elles sont encadrées à la fois par des dispositions générales, notamment les dispositions du Code Civil relatives au contrat de dépôt, et des clauses spécifiques à la relation contractuelle à définir entre les parties.

Concernant les obligations contractuelles du tiers archiveur en matière de Responsabilité et d’Assurances, l’Association P.A.G.E. réaffirme l’engagement de service de ses adhérents tout en rappelant, en leur nom, que le niveau d’engagement que l’on peut exiger de ces derniers, notamment en cas de sinistre, dépend au préalable de la spécificité des clauses contractuelles établies d’un commun accord avec leurs différents donneurs d’ordre, privés et publics, lors de la signature du contrat de dépôt.
L’Association P.A.G.E. souhaite donc rappeler les obligations des deux parties contractantes au titre de la qualification du contrat de dépôt signé et préciser les conséquences associées en matière de Responsabilité et d’Assurances pour une meilleure compréhension des garanties offertes par ses adhérents lors de l’établissement des relations contractuelles avec ses donneurs d’ordre.

Responsabilité et Assurances

• Tout tiers-archiveur est débiteur envers ses donneurs d’ordre d’une obligation générale de moyens (et non de résultat) quant à la bonne gestion des documents et archives qui lui sont confiés une fois la relation contractuelle officialisée entre les deux parties, et ce durant toute la durée fixée par le contrat. En ce qui concerne plus spécifiquement son obligation de conservation, le tiers-archiveur est débiteur d’une obligation de moyens renforcée, ce dernier devant apporter à la chose déposée les mêmes soins qu’il apporte à une chose lui appartenant.

• Tout tiers-archiveur se doit donc, lors de l’établissement de la relation contractuelle qui le lie à un ou plusieurs donneurs d’ordre, de veiller à remplir son obligation d’information concernant la limitation de sa responsabilité telle que définie par ses propres polices d’assurance. A cet effet, il souscrit et renouvelle des polices d’assurance – notamment relatives à sa responsabilité civile générale ainsi qu’à sa responsabilité contractuelle – qui le garantiront, entre autres, contre les conséquences causées par l’altération ou la perte des documents et archives qui lui sont confiés par un ou plusieurs donneurs d’ordre dès la signature du contrat de dépôt.

• Tout tiers-archiveur s’occupe par principe et d’une façon générale de la conservation et de la gestion des documents et des archives qui lui sont confiés par un ou plusieurs donneurs d’ordre sans avoir connaissance de la valeur du contenu des dits documents et archives. En conséquence, il appartient aux donneurs d’ordre de contracter éventuellement toutes polices d’assurance complémentaires visant à assurer la valeur du contenu des documents et archives confiés.

• Ce principe et cette pratique générale définissent toute relation contractuelle qui le lie à ses donneurs d’ordre en matière d’assurance et d’indemnisation d’éventuels préjudices et dommages qui pourraient advenir aux dits documents et archives. Ainsi, en fonction de ce principe et de cette pratique générale, l’indemnisation d’éventuels dommages causés directement par tout tiers-archiveur sera limitée aux montants stipulés contractuellement qui sont fonctions des garanties fixées par les polices d’assurance souscrites par le tiers-archiveur. En raison de l’ignorance du tiers-archiveur quant à la valeur du contenu des documents et archives, les assurances souscrites correspondent à une indemnisation à hauteur de la valeur des contenants des documents et archives.

• En cas de volonté d’un ou plusieurs donneurs d’ordre d’aller au-delà de ce principe et de cette pratique générale, une valorisation des fonds d’archives confiés au tiers-archiveur l’acceptant doit au préalable être réalisée. A ce titre, l’inventaire des documents et archives qui seront confiés au tiers-archiveur doit au préalable faire l’objet de la part des donneurs d’ordre concernés, et ce dès la signature du contrat de dépôt, d’une déclaration explicative portant sur la valeur du contenu des dits documents et archives certifiée conforme par un représentant dûment habilité par le donneur d’ordre.

• Cette déclaration devrait manifestement se traduire, entre autres, lors de la signature du contrat de dépôt, par une prime supplémentaire, demandée par les tiers archiveurs aux donneurs d’ordre qui en auront exprimé la volonté, destinée à couvrir, par le biais d’un addendum au contrat de dépôt, tous préjudices et dommages éventuels qui pourraient advenir à ces documents et archives.

• Tout tiers-archiveur, en cas de sinistre lui étant directement imputable lorsque les documents et archives d’un ou plusieurs donneurs d’ordre sont sous sa responsabilité, ne voit de ce fait sa responsabilité financière engagée sur la valeur des documents et archives de ses donneurs d’ordre que si la prime supplémentaire, convenue contractuellement et payée par ces derniers, est à la hauteur des préjudices et dommages financiers directs qui résulteraient pour eux des éventuelles altérations ou pertes des dits documents et archives.

• Rappelons enfin que pour les documents et archives dont la valeur et le contenu sont considérés comme vitaux par leurs propriétaires ou déposants, et dont l’altération ou la perte en cas de sinistre chez le tiers-archiveur se traduiraient par des conséquences négatives sur le maintien de l’activité de ces mêmes propriétaires ou déposants, le tiers-archiveur peut mettre en place, en accord avec ces derniers, des solutions de sauvegarde consistant tout d’abord à numériser ces documents et archives à valeur probante, puis à conserver ces pièces numérisées sur des serveurs sécurisés localisés dans des sites distincts géographiquement de ceux où sont entreposés les documents et archives originaux.