La marque NF

Dans un souci de transparence et de qualité, les prestations des sociétés adhérentes de l’Association P.A.G.E. sont strictement encadrées par la marque N.F. Celle-ci précise les caractéristiques minimales requises de la part d’un tiers-archiveur professionnel pour garantir la bonne gestion de tous documents et archives sur supports physiques qui lui sont confiés. Notons que d’autres normes encadrent spécifiquement la gestion des documents électroniques et viennent, de ce fait, renforcer l’organisation de la relation entre les sociétés adhérentes de l’Association P.A.G.E. et ses donneurs d’ordre.

Les relations contractuelles : offre commerciale et conditions de mise en œuvre du contrat. communication (et si nécessaire réintégration) au donneur d’ordre de ses documents dans le strict respect de ses consignes d’habilitation et des délais convenus. Mise à jour de l’instrument de recherche pour assurer la traçabilité des mouvements d’entrée et de sortie.

La prise en charge des archives : description des modalités de prise en charge des archives chez le donneur d’ordre, de leur conditionnement dans des unités d’archives codifiées et numérotées. Etablissement d’un instrument de recherche indispensable à la consultation des archives.

L’insertion de nouveaux documents et la communication des documents archivés : communication (et si nécessaire réintégration) au donneur d’ordre de ses documents dans le strict respect de ses consignes d’habilitation et des délais convenus. Mise à jour de l’instrument de recherche pour assurer la traçabilité des mouvements d’entrée et de sortie.

La conservation : attribution d’une localisation précisément référencée et réalisée de manière aléatoire pour garantir la confidentialité. Conservation dans des locaux conformes aux normes de construction, aménagement et exploitation d’entrepôts d’archives.

La sécurité : respect de règles strictes pour assurer la protection contre le feu, le dégât des eaux, le vol, les parasites, les rongeurs, la poussière. Mise en place d’un système informatique sécurisé, de plans de lutte anti-incendie et de survie de l’entreprise pour faire face aux situations de crise.

• La confidentialité
• La compétence du personnel
• La mesure et l’évolution de la qualité de service