Glossaire

Attribution aux unités d’archives d’une localisation référencée

processus général comprenant la prise en charge, l’identification, le tri, le classement, l’inventaire, la conservation, la communication, la restitution et l’élimination des documents

Ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de son activité

Documents définis en France par l'article L211-4 du Code du Patrimoine

récapitulatif des unités d'archives remises au tiers archiveur matérialisant leur prise en charge et le transfert de responsabilité de garde

Contenant en carton, propriété du propriétaire d’archives (P.A.) ou de ses mandataires, généralement de 50 litres, dont la fonction est de constituer une unité logistique, de préserver les archives de la lumière, de favoriser leur inertie thermique et de diminuer leur exposition à l’humidité

Document par lequel le tiers archiveur rend compte de l’exécution de l‘élimination physique des unités d'archives désignées préalablement par le propriétaire d’archives (P.A.) ou ses mandataires et de sa date

Opération consistant à analyser et à ordonner les unités ou documents d’archives

Opération consistant à mettre à disposition, sur instruction du propriétaire d'archives (P.A.) ou de ses mandataires, des unités d'archives et à les réintégrer. Il peut également s’agir de la transmission d’une copie numérique

Opération consistant à placer des unités d’archives dans des caisses-carton destinées à assurer leur protection et leur conservation

Prestation d’assistance au propriétaire d'archives (P.A.) ou à ses mandataires pour les opérations relatives au traitement et à la conservation de ses archives

Présence de champignons, d’organismes photosynthétiques et de bactéries sur ou dans les matériaux présentant un danger pour les unités d’archives NOTE 1 à l’article : Cette définition s’appuie sur celle de la NF EN 16790 Conservation du patrimoine culturel — Gestion intégrée contre les nuisibles (IPM) pour la protection du patrimoine culturel

Durée au terme de laquelle l’élimination des documents peut être effectuée sur ordre du propriétaire d'archives (P.A.) ou de ses mandataires concernés

Processus consistant à détruire des unités d'archives sur instruction écrite du propriétaire d'archives (P.A.) ou de ses mandataires

Ensemble des opérations nécessaires au transfert d'archives chez un tiers archiveur exécutées conformément aux modalités définies avec le propriétaire d'archives (P.A.) ou ses mandataires

Autorisation du propriétaire d'archives (P.A.) ou de ses mandataires permettant à un tiers d'accéder à un certain nombre d'unités, de les prendre en charge, de les conserver, de les consulter, de les communiquer ou de les éliminer

Référence définissant de manière unique une unité d’archives

Présence de nuisibles d’origine animale sur ou dans les matériaux présentant un danger pour les unités d’archives

Opération consistant à insérer, sur ordre du propriétaire d'archives (P.A.) ou de ses mandataires, des documents complémentaires dans une unité d’archives

Moyen d'accès à une liste d'unités d’archives conservée par le tiers archiveur

Liste ordonnée et exhaustive d’un ensemble d’unités d’archives

Local adapté à la conservation, à la protection et à la sécurité des unités d’archives

Unité de mesure correspondant à un mètre de longueur de documents posés sur champ

Processus consistant à réaliser une copie numérique à partir d'un document d'origine

Procédures et moyens mis en œuvre permettant au tiers archiveur de réagir lors d’un évènement interrompant ou dégradant l'activité et d’assurer dans les meilleurs délais la continuité ou la reprise de ses activités

Système d’organisation visant à répertorier et regrouper les documents présents dans les unités d’archives afin d’en assurer l’accessibilité et la conservation ordonnée en fonction d’un référentiel de conservation

Toute personne physique ou morale ayant la responsabilité juridique des archives NOTE 1 à l’article : Selon les cas le propriétaire peut être le service producteur, le service versant ou le service d'archives.

Opération consistant à placer dans un local de conservation les unités d’archives référencées

Opération consistant à remettre au propriétaire d'archives (P.A.) ou à ses mandataires des archives et toutes les informations relatives à l'historique de leur gestion à l'issue de laquelle le tiers archiveur est libéré de son obligation de garde

Opération consistant à partir d'une liste d'archives à contrôler la présence des unités d’archives attendues dans un local ou un bâtiment

Opération permettant l’identification et l'adressage d'une unité d'archives

Document, synonyme de « tableau de gestion », indiquant pour chaque type d'archives sa durée de conservation ainsi que leur sort prévu à l’expiration de cette durée

Retour et rangement d’une unité d’archives chez le tiers archiveur après communication

Opération consistant à transférer un ensemble d’unités d’archives conditionnées et ses informations associées

Sortie de tout ou partie des unités d’archives conservées chez le tiers archiveur pour restitution au propriétaire d'archives (P.A.) ou à ses mandataires

Elément matériel configurant la structure d'une archive

Système d’information utilisant des moyens informatiques et des processus organisationnels visant à gérer la conservation, la communication, la sécurité et la traçabilité des unités d’archives conservées par un tiers archiveur

Service d’archives externalisé dépositaire des unités d’archives d’un ou de plusieurs propriétaires d’archives (P.A.) ou de ses mandataires

Opération consistant à regrouper ou séparer des unités d'archives en vue d'en effectuer respectivement le classement ou l'élimination

Archives partageant des caractéristiques à partir desquelles peuvent être appliquées des règles communes

Document ou ensemble de documents, considéré comme l'entité de référence contractuelle (boîte, conteneur, dossier, registre, mètre linéaire…)